Betriebsprüfung

Bei Bau- und Ausbaugewerken, im SHK-Bereich oder im Metallhandwerk können Materialeinsatz und erzielte Umsätze wichtige Ansatzpunkte für Plausibilitätsprüfungen sein. Weichen Einkaufs- und Umsatzentwicklung stark voneinander ab, kann das Fragen auslösen.

Nicht jede Abweichung bedeutet aber eine fehlerhafte Buchführung. Lagerveränderungen, Materialbeistellungen durch Auftraggeber, unterschiedlich rentable Aufträge, Preissteigerungen oder Gewährleistung-Arbeiten können wirtschaftlich nachvollziehbare Gründe haben. Hilfreich sind eine dokumentierte Auftragskalkulation und eine saubere Zuordnung wesentlicher Materialbewegungen.

Gerade zum Jahreswechsel sind viele Aufträge noch nicht abgeschlossen. Für bilanzierende Betriebe stellt sich dann die Frage, welche Leistungen zum Stichtag bereits erbracht, aber noch nicht fertiggestellt oder abgerechnet sind.

Wenn Leistungsstand, Material und Fremdleistungen nicht dokumentiert werden, entstehen vermeidbare Unsicherheiten bei der Jahresabschlusserstellung. Regelmäßige Baustellenübersichten, belastbare Leistungsstände und eine nachvollziehbare Abstimmung mit der Buchführung helfen.

Der Einsatz von Nachunternehmern ist im Handwerk Alltag. Dabei sollten nicht nur die Rechnung und der Zahlungsvorgang stimmen. Auch die tatsächliche Leistung, Leistungsort, Vertragspartner sowie die korrekte umsatzsteuerliche Behandlung müssen nachvollziehbar sein.

Bei bestimmten Bauleistungen kann beispielsweise die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG relevant werden. Je nach Sachverhalt können außerdem Fragen zur Bauabzugsteuer entstehen. Ein pauschales „bei Bauleistungen immer ohne Umsatzsteuer“ wäre deshalb ebenso falsch wie das Gegenteil. Die konkreten Voraussetzungen müssen geprüft werden.

Wo im Betrieb Barzahlungen vorkommen, müssen Kassenbewegungen entsprechend den geltenden Anforderungen ordnungsgemäß erfasst werden. Das bedeutet allerdings nicht, dass jeder Handwerksbetrieb zwingend ein elektronisches Kassensystem benötigt. Entscheidend sind die tatsächlich verwendeten Systeme und die jeweiligen Aufzeichnungspflichten.

Auch Privatentnahmen und die Nutzung von Fahrzeugen werden in der Praxis häufig nachgefragt: Welche Fahrzeuge werden wem überlassen? Wie wurde die private Nutzung steuerlich behandelt? Gibt es nachvollziehbare Vereinbarungen und Aufzeichnungen? Hier lohnt eine Prüfung, bevor Jahre später Unterlagen gesucht werden.

Eine Betriebsprüfung findet längst nicht mehr nur im Aktenordner statt. Nach § 147 Abs. 6 AO kann die Finanzverwaltung im Rahmen einer Außenprüfung unter gesetzlichen Voraussetzungen auf steuerlich relevante digitale Daten zugreifen beziehungsweise deren maschinell auswertbare Überlassung verlangen.

Wichtig ist deshalb, dass Belege, Buchungen und steuerlich relevante Daten über die Aufbewahrungszeit nachvollziehbar und verfügbar bleiben. Dazu gehören auch die zum jeweiligen System passenden Abläufe für den Belegeingang und die digitale Archivierung. Die seit 2025 eingeführten Regelungen zur E-Rechnung verstärken den Bedarf an geordneten digitalen Prozessen.

Die steuerliche Außenprüfung wird durch eine Prüfungsanordnung abgegrenzt. Sie legt den Umfang der Prüfung fest; Beginn und Prüfer werden grundsätzlich im Voraus bekanntgegeben. Wenn wichtige Gründe vorliegen, kann eine Verlegung des Prüfungsbeginns beantragt werden. Bei einer Kassen-Nachschau gelten teilweise andere Regeln – beides sollte nicht verwechselt werden.

Sinnvoll ist ein geordnetes Vorgehen: Prüfungsanordnung gemeinsam mit dem steuerlichen Berater lesen, Unterlagen und Datenzugriff vorbereiten, Zuständigkeiten im Unternehmen festlegen und offene Fragen frühzeitig sammeln. Einzelne Auffälligkeiten sollten sachlich geprüft und erläutert werden, statt vorschnell eine Schätzung oder Nachforderung als unvermeidlich anzusehen.

Die beste Grundlage für eine Betriebsprüfung ist keine hektische Sammlung kurz vor dem Termin, sondern eine Buchführung, die den tatsächlichen Geschäftsablauf abbildet. Wer Baustellenstände, Rechnungen, Materialeinsatz und digitale Belege laufend sauber organisiert, kann Fragen schneller beantworten und vermeidet unnötige Diskussionen.

Sie möchten typische Prüfungsrisiken Ihres Handwerksbetriebs besser verstehen? In unserem Seminar „Die Betriebsprüfung im Handwerk“ erläutern wir den Ablauf und konkrete Beispiele aus der Prüfungspraxis. Termine und Kontakt: handwerkerberatung-apollon.de.

Dieser Beitrag bietet allgemeine Hinweise zum Rechtsstand November 2026. Für konkrete Prüfungsfälle ist eine individuelle steuerliche Beurteilung erforderlich.